Hysbysiad Preifatrwydd

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol:

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn darparu gwybodaeth ynglyn â'r ffordd y mae Ysgol Caer Elen yn casglu ac yn prosesu eich gwybodaeth bersonol.

Ysgol Caer Elen yw'r Rheolydd Data ar gyfer defnyddio data personol yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Ein cyfeiriad a'n manylion cyswllt yw:

Ysgol: Ysgol Caer Elen

Cyfeiriad: Ffordd Llwynhelyg, Hwlffordd, Sir Benfro, SA62 4BN

Manylion Cyswllt:

Rhif ffôn: 01437 808 470

E-bost: uwchradd@ysgolcaerelen.cymru

Mae ein hysgol yn casglu gwybodaeth am ddisgyblion a'u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol pan fyddant yn cofrestru â'r ysgol. Bydd ein hysgol hefyd yn casglu gwybodaeth ar adegau pwysig eraill yn ystod y flwyddyn ysgol yn ôl y gofyn neu pan fydd angen gwneud hynny.

Pan fydd disgybl yn ymuno â'n hysgol o ysgol arall, caiff ei wybodaeth bersonol ei hanfon atom. Os bydd disgybl yn gadael ein hysgol neu'n symud i ysgol uwchradd arall, byddwn yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol y disgybl a gwybodaeth am unrhyw rieni neu warcheidwaid cyfreithiol i'r ysgol newydd.

Caiff unrhyw wybodaeth bersonol neu sensitif y byddwch yn ei rhannu â ni yn cael ei defnyddio i ddarparu gwasanaethau addysg i'ch plentyn ac ar gyfer unrhyw ddyletswyddau statudol y mae angen i'r ysgol eu cyflawni.

At ddibenion Diogelu Data, mae angen prosesu eich data personol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd, wrth arfer yr awdurdod swyddogol a roddir i'n hysgol, buddiannau hollbwysig eich plentyn neu drydydd parti mewn sefyllfaoedd brys, yn ogystal â chael caniatâd plentyn neu riant i ddefnyddio ffotograffau neu ddelweddau ar y cyfryngau cymdeithasol neu ar ein prosbectws. Gellir dod o hyd i ragor o fanylion isod.

Mae categorïau gwybodaeth y disgybl rydym yn eu prosesu yn cynnwys dynodwyr personol megis enw, rhif unigryw y disgybl, manylion cyswllt a chyfeiriad yn ogystal â'r canlynol:

nodweddion (megis ethnigrwydd, data-biometrig, iaith a chymhwysedd i gael prydau ysgol am ddim)
gwybodaeth am ddiogelu (megis gorchmynion llys a chyfranogiad proffesiynol)
anghenion addysgol arbennig (gan gynnwys anghenion sylfaenol ac ychwanegol)
gwybodaeth feddygol a meddyginiaeth a roddir (megis gwybodaeth am feddygon, nyrs yr ysgol, iechyd y plentyn, iechyd deintyddol, alergeddau a gofynion meddygol a deietegol)
presenoldeb (megis y sesiynau a fynychir, nifer yr absenoldebau, rhesymau dros yr absenoldebau ac unrhyw ysgolion blaenorol a fynychwyd)
asesiadau a chyrhaeddiad (megis canlyniadau ar ddiwedd cyfnod allweddol a phrofion llythrennedd/rhifedd, cyrsiau ôl-16 y cofrestrwyd ar eu cyfer ac unrhyw ganlyniadau perthnasol)
gwybodaeth ymddygiadol (megis gwaharddiadau ac unrhyw ddarpariaethau amgen a roddwyd ar waith)
gwybodaeth gyswllt ar gyfer unrhyw deithiau ysgol (manylion cyswllt rhieni, manylion cyswllt mewn argyfwng, manylion am basportau, gwybodaeth am iechyd/gwybodaeth feddygol)

Pam ein bod yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol:

Mae'r data personol a gasglwyd yn hollbwysig i'r ysgol gyflawni ei swyddogaethau swyddogol a bodloni gofynion cyfreithiol.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth y disgybl at y dibenion canlynol:

cefnogi dysgu'r disgybl
monitro ac adrodd ar gynnydd y disgybl o ran cyrhaeddiad
nodi a yw eich plentyn mewn perygl o ymddieithrio o'i addysg
darparu gofal bugeiliol priodol
asesu ansawdd ein gwasanaethau
cadw pobl yn ddiogel (alergeddau bwyd neu fanylion cyswllt mewn argyfwng)
cyflawni'r dyletswyddau statudol a osodir arnom at ddibenion casglu data Llywodraeth Cymru

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol o dan Erthygl 6 er mwyn prosesu gwybodaeth y disgybl:

Gan eich bod wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny. Byddai hyn yn berthnasol mewn sefyllfaoedd megis cymryd lluniau, defnyddio eich llais mewn fideo, neu ffilm ar gyfer yr ysgol neu yn ein prosbectws. Byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd, ac mae hawl gennych i wrthod rhoi caniatâd unrhyw bryd.
Gan fod rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i brosesu eich data personol. Er enghraifft, byddai hyn yn berthnasol pe bai llys yn gofyn i ni ddarparu eich data personol.
Mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn diogelu eich buddiannau hollbwysig neu berson arall. Byddai hyn yn digwydd mewn argyfwng neu ddigwyddiad meddygol brys.
Gan fod angen gwneud hynny er mwyn cyflawni'r dasg gyhoeddus hon. Mae hyn yn berthnasol i'r rhan fwyaf o'r gwaith prosesu rydym yn ei wneud gyda'ch data personol a gan fod rhwymedigaeth statudol arnom i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth ganlynol ac yn unol â Fframweithiau Llywodraeth Cymru:
- o Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Adran 2)
- o Deddf Llywodraeth Cymru 2006 (Adran 60)
- o Deddf Dysgu a Sgiliau 2000 (Adran 33, 40, 138 a 140)
- o Deddf Addysg 2004 (Adran 25)
- o Cod Ymarfer AAA Cymru
- o Deddf Cyflogaeth a Hyfforddiant 1973 (Adrannau 8, 9 a 10)
- o Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion Unigol) (Cymru) 2007
- o Fframweithiau megis Fframwaith Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid
Gan fod angen gwneud hynny at ddibenion buddiannau dilys. Byddai hyn yn berthnasol mewn achosion lle nad ydym wedi dibynnu ar unrhyw un o'r uchod ond bod angen prosesu data personol er budd rhywun.

Yn ogystal â'r uchod, rhaid bod gennym sail gyfreithlon ychwanegol os byddwn yn prosesu unrhyw ddata categori arbennig.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen eu diogelu'n well. Caiff y rhain eu categoreiddio fel 'data categori arbennig' a gallant gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol a phrosesu data genetig neu fiometrig yn ogystal ag iechyd, cyfeiriadedd rhywiol a materion perthnasol.

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol o dan Erthygl 9 er mwyn prosesu gwybodaeth y disgybl:

Gan eich bod wedi rhoi eich caniatâd penodol i wneud hynny
Gan fod angen i ni wneud hynny i gyflawni ein rhwymedigaethau penodol fel rheolydd data
Gan fod angen gwneud hynny i ddiogelu eich buddiannau hollbwysig chi neu rywun arall. Byddai hyn yn digwydd mewn achosion lle na allwch roi eich caniatâd yn gorfforol nac yn gyfreithiol;
Gan eich bod eisoes wedi datgelu'r data i'r cyhoedd
Gan ei fod yn ymwneud â hawliad cyfreithiol i wneud hynny, er enghraifft pe bai llys yn rhoi cyfarwyddyd i ni wneud hynny
Gan ei fod er budd y cyhoedd i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth ganlynol ac yn unol â Fframweithiau Llywodraeth Cymru (fel y nodir uchod).
Gan ei fod yn angenrheidiol gwneud hynny at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, ar gyfer gwaith ymchwil gwyddonol neu hanesyddol neu at ddibenion ystadegol.

Sut rydym yn casglu gwybodaeth bersonol:

Rydym yn casglu gwybodaeth y disgybl a gwybodaeth bersonol ar ffurf:

Ffurflenni cofrestru ar ddechrau'r flwyddyn ysgol
Ffeiliau Trosglwyddo Cyffredin (CTF) neu drwy drosglwyddo ffeiliau'n ddiogel o'r ysgol flaenorol
Dogfennau sy'n benodol i deithiau / gweithgareddau'r ysgol

Mae data'r disgybl yn hollbwysig ar gyfer defnydd gweithredol yr ysgol. Er bod y rhan fwyaf o'r wybodaeth am y disgybl a'r wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu i ni'n orfodol, gofynnir am rywfaint ohoni ar sail wirfoddol. Er mwyn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth diogelu data, byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fyddwn yn casglu'r wybodaeth, a oes angen i chi ddarparu gwybodaeth bersonol benodol i ni neu a oes gennych ddewis yn hyn o beth, a bydd angen eich caniatâd arnom.

Sut rydym yn cadw data'r disgybl:

Rydym yn cadw data'r disgybl yn ddiogel ar gyfer y cyfnod penodol o amser a nodir ar ein hamserlen cadw data. I gael rhagor o wybodaeth am ein hamserlen cadw data a sut rydym yn cadw eich data'n ddiogel, cyfeiriwch at y canlynol:

Cofnodion Addysgol, Adroddiadau Ysgol a'r System Drosglwyddo Gyffredin - cadw, gwaredu, datgelu a throsglwyddo gwybodaeth am ddisgyblion. Cylchlythyr Cynulliad Cenedlaethol Cymru Rhif: 18/2006 (https://llyw.cymru/sites/default/files/publications/2018-03/cofnodion-addysgol-adroddiadau-ysgol-ar-system-drosglwyddo-gyffredin-cadw-gwaredu-datgelu-a-throsglwyddo-gwybodaeth-am-ddisgyblion.pdf)

Mae'r ysgol yn storio ei data'n ddiogel ac yn cydymffurfio â'r egwyddorion a nodir yn y polisïau canlynol:

Polisi Diogelu Data
Polisi Diogelwch TG
Polisi CCTV
Amserlen Cadw Data

Gall yr ysgol ddarparu mwy o wybodaeth.

Pwy rydym yn rhannu gwybodaeth y disgybl â nhw a pham

Rydym yn rhannu gwybodaeth y disgybl a gwybodaeth bersonol yn rheolaidd â'r canlynol:

Ysgolion y mae'r disgyblion yn eu mynychu ar ôl iddynt ein gadael
Ein Hawdurdod Lleol a'r Bwrdd Iechyd
Gwasanaeth Nyrsio yn yr Ysgol
Gwasanaethau cymorth ieuenctid
Llywodraeth Cymru
Colegau Addysg Bellach a Hyfforddwyr sy'n Seiliedig ar Waith ar ôl i'r disgyblion ein gadael
Cyrff Arholi
Gyrfa Cymru
Y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu i ddysgwyr 14 oed a throsodd (i greu Rhif Unigryw'r Dysgwr a Chofnod Dysgu Personol). Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu a'i rhannu yn http://www.learningrecordsservice.org.uk/learnparent/.

Disgyblion 16 oed a throsodd

Efallai y bydd angen i ni rannu gwybodaeth bersonol eich plentyn â'r Awdurdod Lleol yn ogystal â gwasanaethau eraill (e.e. darparwr hyfforddiant) fel rhan o Fframwaith Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid Llywodraeth Cymru (https://llyw.cymru/fframwaith-ymgysylltu-datblygu-ieuenctid-cynllun-gweithredu), sef proses a ddyluniwyd i gefnogi dysgu eich plentyn a'i helpu i symud ymlaen i addysg bellach, cyflogaeth neu hyfforddiant. Dim ond y wybodaeth ofynnol y byddwn yn ei rhannu â'r sawl y mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i'w rhannu â nhw.

I gael rhagor o wybodaeth am wasanaethau i bobl ifanc, ewch i wefan ein hawdurdod lleol yn www.pembrokeshire.gov.uk

Llywodraeth Cymru

Mae Llywodraeth Cymru yn casglu data personol oddi wrth leoliadau addysgol ac awdurdodau lleol mewn amrywiaeth o ddulliau casglu data statudol. Mae gan yr Ysgol ddyletswydd gyfreithiol i rannu gwybodaeth benodol am ddisgyblion â Llywodraeth Cymru fel rhan o'r Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (PLASC). Rydym yn rhannu'r data hyn yn gyfreithlon o dan Adrannau 29, 537A a 538 o'r Ddeddf Addysg (1996). Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn: https://llyw.cymru/cyfrifiad-ysgolion-blynyddol-ar-lefel-disgyblion-cybld

Caiff yr holl ddata eu trosglwyddo'n ddiogel a'u cadw gan Lywodraeth Cymru mewn cyfuniad o reolaethau meddalwedd a chaledwedd, sy'n cydymffurfio â fframwaith polisi diogelwch cyfredol y llywodraeth.

Gwneud cais i gael gafael ar eich data personol a'ch hawliau

O dan deddfwriaeth diogelu data, mae gan rieni a disgyblion hawl i wneud cais i gael gafael ar y wybodaeth sydd gennym amdanynt. I wneud cais am eich gwybodaeth bersonol, neu i gael gafael ar gofnod addysgol eich plentyn, cysylltwch â:

Mr. Dafydd Hughes (Pennaeth)

neu

Miss. Sioned Devonald / Mr. Robert Thomas (Swyddogion Diogelu Data)

Mae'r hawl gennych i'r canlynol hefyd:

cael gwybod am y ffordd rydym yn defnyddio eich data personol ac â phwy rydym yn eu rhannu
cael gafael ar eich gwybodaeth (gweler yr adran uchod)
gwrthod gadael i'ch data personol, sy'n debygol o achosi niwed neu beri gofid, neu sydd eisoes yn gwneud hynny, gael eu prosesau
atal eich data personol rhag cael eu prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol
gwrthod gadael i benderfyniadau gael eu gwneud yn awtomataidd
unioni, cyfyngu neu ddileu eich data personol sy'n anghywir, mewn amgylchiadau penodol. Dim ond mewn amgylchiadau penodol y gellir gwneud hyn.

Cwynion neu Ymholiadau

Mae Ysgol Caer Elen yn ymdrechu i gyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a gawn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pawb i gysylltu â ni os ydynt yn credu bod y ffordd rydym yn casglu neu'n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein proses o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn fwy na pharod i ddarparu unrhyw wybodaeth ychwanegol neu esboniad yn ôl yr angen. Dylai unrhyw geisiadau o'r fath gael eu hanfon i'r cyfeiriad isod:

Jo Hendy

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir,

Hwlffordd,

SA61 1TP

E-bostiwch: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Os hoffech wneud cwyn am y ffordd rydym wedi defnyddio a phrosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio cyfraith diogelu data yn:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bostiwch: casework@ico.org.uk Rhif Ffôn: 0303 123 1113

Byddwn yn parhau i adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn.